De conversiewizard
Om de conversiewizard te starten gaat u via de Windows verkenner naar de bin-map van de Exact Globe Next installatie directory, en dubbelklikt op het bestand 'btrexp.exe'. Middels de conversiewizard bent u in de gelegenheid om de administratie uit uw vorige versie van Exact over te zetten naar Exact Globe Next. Voordat u uw administratie gaat converteren is het aan te raden te bepalen op welke manier u uw gegevens wilt overzetten. Er zijn namelijk verschillende conversie scenario's. Naast het bepalen van het conversiescenario is het belangrijk om de bronadministratie te controleren. Op de startpagina migreren naar Exact Globe Next kunt u alle informatie vinden met betrekking tot het converteren naar Exact Globe Next.
Wanneer u de conversiewizard opstart, wordt onderstaand scherm getoond.
Het conversie scherm bestaat uit drie delen. Aan de linkerkant wordt het panel getoond. In het panel vindt u het proces dat de conversie doorloopt. Gedurende de conversie kunt u hier volgen bij welke stap van de conversie u zich op dat moment bevindt. Onderaan het panel wordt een voortgangsbalk getoond die in een percentage aangeeft hoever de conversie op dat moment is.
Het grootse gedeelte van het scherm is gereserveerd voor het werkscherm. In het werkscherm wordt informatie getoond over de uit te voeren stappen. Afhankelijk van in welke stap de conversie zich bevindt wordt hier andere informatie getoond. Tijdens de voorbereiding van de conversie wordt het werksscherm gebruikt om gegevens in te vullen die van belang zijn voor de conversie. Gedurende de conversie worden hier helpbestanden getoond met informatie over Exact Globe Next. Aan het einde van de conversie wordt informatie getoond over de conversieresultaten.
Tijdens de conversie is rechtsonder in het werkscherm de knop 'Details' beschikbaar. Middels deze knop kunt u een statusbalk tonen. De statusbalk geeft aan met welk onderdeel van de conversie op dat moment wordt uitgevoerd. Tevens is hier te zien welk percentage van dit onderdeel inmiddels gereed is, dit in tegenstelling tot de statusbalk onder aan het panel, welke de voortgang van de gehele conversie toont. Met de knop 'Verbergen' kunt u de statusbalk verbergen.
Verder heeft u onderin in het scherm de volgende knoppen.
Annuleren
Middels deze knop kunt u de conversiewizard annuleren.
Terug
Middels deze knop kunt u een stap teruggaan in de conversiewizard.
Volgende
Middels deze knop gaat u naar de volgende stap van de conversiewizard.
Details
Deze knop is alleen beschikbaar na de stap 'Voorbereiding - Controleren van uw administratie'. Middels deze knop kunt u de resultaten van de controle bekijken.
Start
Deze knop is alleen beschikbaar nadat u alle voorbereidende stappen van de conversiewizard heeft doorlopen. Met deze knop start u de conversie.
De conversie is onder te verdelen in zeven delen:
Voorbereiding
De voorbereiding bestaat uit een aantal stappen waarbij u kunt onder andere kunt aangeven wat u wilt converteren.
Export (Alleen Exact (Globe) voor Dos en Exact (Globe/Compact) voor Windows)
Wanneer u converteert vanuit Exact Globe 2000 of Exact Compact 2000 is de stap 'Export' niet aanwezig.
Zodra de voorbereidende stappen zijn doorlopen wordt gestart met de export. Tijdens de export worden de gegevens uit u voorgaande productlijn geëxporteerd.
Aanmaken (Alleen Exact (Globe) voor Dos en Exact (Globe/Compact) voor Windows)
Wanneer u converteert vanuit Exact Globe 2000 of Exact Compact 2000 is de stap 'Export' niet aanwezig. Tijdens deze stap wordt de database aangemaakt.
Import (Alleen Exact (Globe) voor Dos en Exact (Globe/Compact) voor Windows)
Wanneer u converteert vanuit Exact Globe 2000 of Exact Compact 2000 is de stap 'Export' niet aanwezig. Tijdens deze stap wordt de gegevens die tijdens de stap 'Export' zijn geëxporteerd in de lege database geïmporteerd.
Converteren (Alleen Exact Globe 2000 en Exact Compact 2000)
De stap converteren is alleen aanwezig wanneer u converteert vanuit Exact Globe 2000 of Exact Compact 2000. Bij een conversie vanuit Exact Globe 2000 of Exact Compact 2000 is het niet noodzakelijk om de gegevens te exporteren en importeren, de bestaande administratie wordt bijgewerkt. Meer informatie over een conversie van Exact Globe 2000 naar Exact Globe Next.
Let op !! U dient eerst een backup te maken van uw administratie
Controleren
Tijdens de controle worden een aantal controles uitgevoerd.
In de USR-map van de Exact installatie worden een aantal log bestanden aangemaakt.
Gereed
Wanneer de conversie succesvol doorlopen is wordt in dit scherm aangegeven dat de conversie gereed is. Wanneer er zaken zijn afgewezen wordt dit gemeld.
Nadat de conversie gereed is worden de gevonden resultaten getoond.
In dit scherm wordt per onderdeel weggegeven wat niet geïmporteerd is en wat de reden van afwijzing is. In bovenstaand voorbeeld worden een aantal zaken weergegeven die zijn afgewezen. Met de + knop kunt u het scherm uitklappen zodat meer informatie wordt getoond. Er zijn bijvoorbeeld 4 medewerkers afgewezen. Dit betreft de medewerkers met de nummers 50000, 50001, 50002 en 50003. Medewerker 50000 is afgekeerd omdat er een ongeldige kostenplaats aan gekoppeld is.
Op deze manier krijgt u snel inzicht waarom bepaalde gegevens niet zijn geïmporteerd. Wij raden u dan ook aan om dit overzicht af te drukken en vervolgens te sluiten. Door te kiezen voor ‘OK’ wordt het menu van uw nieuwe administratie geopend.
Naast de afdruk van de verworpen gegevens kan het log bestand (conv[administratienummer].log) van pas komen. Dit log bestand wordt aangemaakt tijdens het importeren en opgeslagen in de map ‘usr’, die zich in de map ‘Exact software’ bevindt. In dit log bestand worden alle handelingen geregistreerd die tijdens de import worden uitgevoerd. Het bovenstaande voorbeeld ziet er in het log bestand als volgt uit:
In het log bestand vindt u informatie over de afgewezen gegevens. Aan de hand van deze informatie kunt u de zaken in de bronadministratie aanpassen om de conversie nogmaals te starten.
In dit soort gevallen is het verstandig de volgende afweging te maken: kan ik snel in de nieuwe administratie de verworpen gegevens aanmaken of ga ik de bronadministratie aanpassen en een nieuwe conversie uitvoeren?
Het kan namelijk zo zijn dat het in bovenstaand voorbeeld sneller is om in Exact Globe Next de medewerker aan te maken dan om in de bronadministratie de gegevens aan te passen en de conversie opnieuw uit te voeren.
Naast dit log bestand vindt u in de USR-map van de Exact installatie nog een aantal logbestanden.
Dubbele gebruikers samenvoegen
Onder in het scherm heeft u de optie 'Ja, ik wil 'Dubbele gebruikers' nu samenvoegen.'
In de vorige versie van uw Exact programma heeft iedere module zijn eigen gebruikers met verschillende rollen en rechten. Eén persoon kan meerdere rollen hebben, en kan daardoor dus meerdere malen in de administratie bekend zijn. In Exact Globe Next hoeft een gebruiker slechts éénmaal aanwezig te zijn in de administratie. Door deze optie aan te vinken heeft u de mogelijkheid om deze dubbele gebruikers samen te voegen tot één gebruiker.
Boven in het scherm heeft u de knoppen 'Filter' en 'Wissen' en de velden 'Gebruikersnaam', 'Voornaam' en 'Achternaam'. Hiermee kunt u zoeken op een specifieke gebruiker.
Het scherm bestaat uit twee delen. Aan de linkerkant staan alle aanwezige gebruikers. De gebruikers die aan de aan de rechterkant staan worden samengevoegd. Middels de pijltjes toetsen kunt u de gebruikers van het linker naar het rechterscherm verplaatsen en weer terug. In de bovenstaande afbeelding staat onderaan het rechterscherm de tekst 'Doel USER2'. Dit betekent dat wanneer u nu de gebruikers gaat samenvoegen de gebruikers 'USER1' en 'USER2' worden samengevoegd onder de naam USER2. Wanneer u wilt dat ze worden samengevoegd onder de naam 'USER1' dan kunt u USER1 selecteren en op de knop 'Doel' klikken'. De tekst onderaan het rechterscherm wordt nu ook aangepast naar 'Doel: USER1'.
Middels de knoppen 'Alles deselecteren' kunt u de selectie van de gebruikers ongedaan maken.
U heeft de mogelijkheid om meerdere gebruikers in één keer samen te voegen. U wilt bijvoorbeeld USER1 en USER2 met elkaar samenvoegen, maar ook USER3 en John met elkaar. Als eerste verplaatst u USER1 en USER2 naar het rechterscherm, en geeft hierbij de doelgebruiker aan. Vervolgens drukt u op de knop 'Nieuw' om een nieuwe lijst aan te maken. Het rechterscherm is nu weer leeg en u kunt nieuwe gebruikers selecteren die u wilt samenvoegen. Nu kunt u de gebruikers USER3 en John naar het rechterscherm verplaatsen.
Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in de eerder gemaakte samenvoeglijst. In dit geval het samenvoegen van USER1 en USER2, selecteert u in het rechterscherm de doelgebruiker, in dit geval USER2. Aan de rechterkant worden automatisch de gebruikers van deze zelfde lijst getoond. In het geval van dit voorbeeld betreft dat USER1 en USER2. Tevens is de knop 'Wijzigen' nu beschikbaar waarmee u de lijst kunt wijzigen.
In dit voorbeeld worden twee gebruikers met elkaar samengevoegd, maar u kunt of drie of meer gebruikers met elkaar samenvoegen.
Met de knop 'Samenvoegen' kunt u ten slotte de gebruikers daadwerkelijk samenvoegen. Zodra het samenvoegen gereed is verschijnt er een melding op het scherm. Tevens wordt een log bestand getoond waarin de resultaten van het samenvoegen staan. Wanneer de gebruikers eenmaal zijn samengevoegd kunt u dit niet meer ongedaan maken.
De volgende belangrijke stap is de functionele controle van de geconverteerde gegevens door u. Zie voor de complete controlelijsten en meer informatie document 'Controles na conversie'.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
13.261.375 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |